Partnerskabsaftale Mellem Sorø Forsyning A/S og Sorø Kommune

Denne partnerskabsaftale er indgået mellem:

 

Nærværende partnerskabsaftale er en konkretisering af ”EJERSTRATEGI FOR SORØ FORSYNING A/S”, hvor temaerne ”service”, ”samarbejde”, ”kommunikation”, ”miljøprofil” og ”fremtidig udvikling og tilpasning” udfoldes.

Partnerskabsaftalen skal støtte op om den på et hvert tidspunkt gældende Vision og Planstrategi i Sorø Kommune.

Partnerskabsaftalen godkendes af Bestyrelsen for Sorø Forsyning A/S og Sorø Kommunes Økonomiudvalg og revideres efter behov.

Partnerskaber er et samarbejde mellem to eller flere parter, hvor der skabes noget parterne ikke kunne skabe alene.

Sorø Kommune og Sorø Forsyning har en fælles interesse i sikre en vand- og spildevandsforsyning af høj sundheds- og miljømæssig kvalitet, som tager hensyn til forsyningssikkerhed, det omkringliggende miljø og natur og drives på en effektiv måde, der er gennemsigtig for forbrugerne og med god service.

Partnerskabsaftalen skal understøtte endnu bedre løsninger for Sorø Kommunes borgere og virksomheder ved, at Sorø kommunes myndighedsfunktion og Sorø Forsyning forener kompetencerne i opgaveløsning, og ved at sikre god og rettidig kommunikation mellem parterne, borgere og øvrige samarbejdspartnere.

Med god service menes der i denne sammenhæng:

• sikker levering af vand og afledning af spildevand
• at der er relevant og rettidig information til brugere og mellem parterne ved afvigelser og forhindringer, både i forbindelse med anlæg og projekter og i den daglige drift
• at henvendelser fra borgere/kunder håndteres korrekt, gennemsigtigt og effektivt
• at borgere berøres mindst muligt af entreprenørarbejder ved ledningsarbejder m.v.

Det er et forventeligt krav og god service, at berørte borgere altid varsles forud for anlægsarbejder om hvilken periode de foregår i, hvad der kan forventes af gener og ulemper, og hvem der kan rettes henvendelse til ved oplevede problemer.

Dette jf. Sorø Kommunes politik for mødet med borgere og Sorø Forsynings Informationsplan ved større kloakprojekter.

Det er vigtigt, at Sorø Kommune og Sorø Forsyning sikrer, at der i daglig drift, projekter og anlæg på et hvert tidspunkt ageres entydigt og efter gældende regler og retningslinjer, samt at parterne orienterer hinanden ved opståede afvigelser og udfordringer. Sorø Forsyningen er en af hovedentreprenørerne i Sorø Kommune, og det er derfor særligt vigtigt, at forsyningen fremstår som det gode eksempel overfor borgere og omverden som entreprenør.

Samarbejdet tager udgangspunkt i en åben dialog samt konstruktiv kommunikationsform. Hver part bidrager positivt i samarbejdet og stille relevante kompetencer til rådighed.

Parterne underretter hinanden om forhold, der må antages at have interesse for den anden part. Gensidig underretning og involvering skal være løbende, og begge parter tilstræber tidlig inddragelse med henblik på rettidig ageren.

Væsentlige oplysninger, kommunen skal videregive til Forsyningen:

• Lokalplanarbejde, der påvirker selskabets ejendom eller planlægning
• Projekter og indsatser fra kommunens side, der påvirker selskabets ejendom og/eller kan påvirke selskabets service overfor forbrugere/forsyningssikkerheden
• Oplysninger om ledningsnet-forandringer/andre aktørers ageren
• Oplysninger om relevante kampagner

Væsentlige oplysninger, Forsyningen skal videregive til kommunen:

• Forhold der kan afstedkomme at selskabet vurderer, at der må ske en omprioritering eller ændring af selskabets indsatser og/eller konkrete projekter, som er beskrevet i spildevandsplanen.
• Driftserfaring og/eller oplysninger om fysiske forhold og lignende som har betydning for natur, miljø eller borgernes oplevelse af kvaliteten af den ydede service fra selskab eller kommune. Der kan eksempelvis være tale om oplysninger/erfaring om overfladevandsproblemer, tømmeordning m.v.
• Oplysninger om driftsforstyrrelser på spildevandssystemet, der påvirker natur, miljø eller hygiejniske forhold som herigennem berører borgere.
• Oplysninger om driftsforstyrrelser på drikkevandssystemet, der kan påvirke drikkevandets kvalitet, så kvalitetskravene ved forbrugers taphane ikke kan overholde kvalitetskravene.
• Konkrete anlægsprojekter og igangværende anlægsprojekter eller andre aktiviteter af relevans for Sorø Kommune.
• Oplysninger om relevante kampagner
• Forsyningen fastlægger årligt nærmere handleplaner for Forsyningens miljø- og klimaprofil på generalforsamlingen, dette jf. § 3 i Ejerstrategien for Sorø Forsyning. Dette gøres pt. ved forelæggelse af Forsyningens Grønne Regnskaber. Der orienteres efterfølgende herom på de ordinære snitflademøder med administrationen.

Det løbende samarbejde understøttes gennem faste snitflademøder mellem Sorø Kommune og Sorø Forsyning:

Der holdes halvårlige snitflademøder mellem parternes ledelse. Sorø Kommune står for at invitere til møderne samt udarbejde dagsorden og referat efter behov.

Der afholdes snitflademøder mellem administration i Teknik Miljø og Drift og ledelse/administration i Sorø Forsyning. Som udgangspunkt holdes snitflademøderne kvartalsvist. Kommune står for at planlægge møderne, udarbejde dagsorden og referat efter behov og er vært for møderne.

Forsyningen inviteres og deltager på Ledningsejer-møder (i LER-regi).

Sideløbende kan der igangsættes samarbejde om konkrete opgaver, f.eks. revision af spildevandsplan.

Sorø Forsyning skal bidrage til udvikling og ajourføring af forskellige datagrundlag, herunder data der er relevante for spildevandsplanlægningen, oplysninger om regnbetingede udløb og overløb, data for oversvømmelser m.v.

Kommunikation mellem aftalens parter foregår i gensidig tillid og respekt for parternes forskellige roller, ansvar og arbejdsopgaver.

Det er vigtigt:

• At dagligdagens små problemer håndteres åbent og løbende.
• At sikre gensidigt kendskab til opgaver, sager og planlægning, der berører den anden part
• At undgå misforståelser ved åben og ligeværdig kommunikation.

Parternes kommunikation med borgere/kunder:

• Parterne skal koordinere kommunikationen med borgere/kunder hvor det er relevant, fx ved opstart af større kloakprojekter.
• Der skal være en rød tråd i kommunikation mellem borgere, Sorø Kommune og Sorø Forsyning, således at borgere oplever at kommunikation med Forsyning og Sorø Kommune er tilpasset og med ensartet mål og grundlag.
• Relevante og moderne kommunikationskanaler anvendes i mulig udstrækning, f.eks. nyhedsbreve, SMS-tilmeldingslister m.v.

Sorø Kommune er omfattet af regeringens målsætning om en 70 % reduktion af klimagasser frem mod 2030 målt op mod 1990 niveau, samt målsætningen om at blive CO2 neutralt i 2050, dette jf. den ny klimalov fremsat i december 2019.

Det er vigtigt, at Sorø kommunes selskaber – herunder Sorø Forsyning – inddrages i arbejdet mod målsætningerne på klimaområdet, dette da Sorø Forsyning er en vigtig aktør i forhold til opnåelse af en CO2-neutral udførelse af den samlede kommunale opgaveløsning.

Derfor er det vigtigt, at Sorø Forsyning har en klimaprofil og løbende udvikler sig der, hvor det kan mindske den samlede CO2-udledning – dette ved at agere fornuftigt og bæredygtigt hvor det er muligt og relevant.

Det er således naturligt, at gældende energiplanlægning, klimahandlingsplan og planer for CO2 reduktion i Sorø Kommune også omfatter Sorø Forsynings aktiviteter og organisation.

Forsyningen fremlægger årligt nærmere handleplaner for Forsyningens miljø- og klimaprofil på generalforsamlingen, dette jf. § 3 i Ejerstrategien for Sorø Forsyning. Dette gøres pt. ved forelæggelse af Forsyningens Grønne Regnskaber. Der orienteres efterfølgende herom på de ordinære snitflademøder med administrationen.

Sorø Forsynings handleplanerne /Grønne regnskaber bidrager til Sorø kommunes samlede arbejde på miljø og klimaområde, hvorfor det er vigtigt, at der sikres vidensoverlevering mellem Sorø Kommune og Sorø Forsyning på området.

Konkrete tiltag kan f.eks. være ved:

• At reducere energiforbruget via
  
  • Solceller
  • Varmeindvinding fra spildevand
  • LED belysning
  • Energivenlige pumper mm.
  • Energivenlig procesoptimering

På samme måde er Sorø Forsyning en central aktør hvad angår Sorø Kommunes klimatilpasningsarbejde, med en forpligtelse fra Kommunes side om at inddrage Sorø Forsyning tidligt og hvor det er relevant. Spildevandsplanen er det centrale dokument, som giver overblikket over de samlede og prioriterede projekter.

Sorø Kommune og Sorø Forsyning bidrager også til arbejdet for at styrke natur og biodiversitet i kommunen, dette ved at udnytte oplagte muligheder i forbindelse med projekter og anlæg, og ved at inspirere hinanden og inddrage hinanden.

Konkrete tiltag kan f.eks. være ved:

• At minimere miljøpåvirkningen fra spildevandsudledning.
  
  • Mindske udledte stofmængder (f.eks. har forsyningen halveret BI5 udledningen fra 2010 til 2019)
• Understøtte artsdiversiteten.
  
  • Udvikling af rekreative /grønne områder i forbindelse med konkrete projekter
  • Hundeskove
  • Bi-venlige arealer ved regnvandsbassiner

Kommunen forventer også, at Forsyningen har opdaterede beredskabsplaner for såvel spildevands- som drikkevandsforsyningen.

Som et af kommunens selskaber, har Sorø Forsyning en vigtig rolle i kommunens arbejde med og for at virkeliggøre og implementere visioner, planer og strategier herunder især Sorø Kommunes Vision og planstrategi 2022 og de herunder prioriterede verdensmål.

Også Sorø Kommunes klimatilpasnings- og klimahandlingsplan vedrører Forsyningens kerneopgaver. Sorø Forsyning er en væsentlig samarbejdspart i forhold til udvikling af nye og innovative løsninger hvad angår vand, klimatilpasning, energi og ressourcer. Derfor skal både ejer og Sorø Forsyning bidrage til at finde løsninger, evt. gennem tredjeparter, som fremmer helhedsløsninger og skaber værdi for både ejer, Sorø Forsyning og Sorø Kommunes indbyggere og virksomheder.

Dette gerne med fælles afsæt i fælles uddannelse og kompetenceudvikling.

Økonomi

Både for Sorø Kommune og Sorø Forsynings er det et vilkår, at udvikling og tilpasning sker i balance mellem de krav der stilles og den økonomisk formåen, som er givet ud fra rammerne af den økonomiske regulering. Sorø Kommune er underlagt sit budget og Sorø Forsyning er underlagt økonomiske rammer, som gælder for alle de kommunale vandselskaber.

Hvad angår indkøb og udbud følger Sorø Forsyning almindeligt gældende udbudsregler - så der skabes åbne og gennemsigtige forhold omkring udbud og entrepriser.

Data og teknologi

Sorø Forsyning skal bidrage til udvikling og ajourføring af forskellige datagrundlag, herunder data der er relevante for spildevandsplanlægningen, oplysninger om regnbetingede udløb og overløb, data for oversvømmelser m.v.

Sorø Forsynings mål for den teknologiske udvikling er fortsat at være med forrest i udviklingen, når nye teknologier tages i anvendelse. Nye teknologiske løsninger bringes således i spil hvor de giver mening – både i drift og udvikling af nye og innovative løsninger.

Forsyningens årshjul slutter og starter ved den ordinære generalforsamling i maj måned.

I henhold til vedtægterne omfatter generalforsamlingen:

• Bestyrelsens beretning om det forløbne år.
• Revideret årsrapport.
• Generalforsamlingens godkendelse af eventuelle beslutninger om forhold af fælles økonomisk og/eller politisk betydning for selskabet eller Sorø kommune.
• På den ordinære generalforsamling fremlægges selskabets grønne regnskab for det seneste regnskabsår, og forsyningens handlingsplan for forsyningens miljøprofil, og der orienteres herom på det næstkommende snitflademøde med administrationen.

Ejermøder

Der afholdes 2-3 møder om året mellem Sorø Kommune (ejer) og Sorø Forsyning repræsenteret ved formand og direktør. Møder indkaldes af ejer.

Snitflademøder

Der afholdes 4-5 møder om året mellem medarbejdere fra Teknik og Miljøafdelingen og medarbejder fra Sorø Forsynings administration. Kommunen står for at planlægge møderne, udarbejde dagsorden og referat efter behov og er vært for møderne. På møderne udarbejdes årshjul og fastsættes fælles mål eller nye tiltag, ligesom behov for fælles oplysningskampagner afklares.

Øvrige møder

Repræsentanter fra Kommunens administration inviteres til deltagelse på Forsyningens bestyrelsesmøde efter behov med gensidig orientering med afsæt i spildevandsplanens indsatser og mål.

Forsyningen inviteres og deltager på Ledningsejer-møder (i LER-regi).

Derudover kan der forventes løbende deltagelse i kommunale events og erhvervsrettede tiltag så som Folkemøde Sorø, håndværkermøde m.v.

Aftalen er godkendt og træder i kraft d. 22.12. 2021

Aftalen tages op til revidering hvert 4. år, inden for 2. år efter tiltrædelse af ny Kommunalbestyrelse og ny forsyningsbestyrelse, eller efter behov.

Der er indgået særskilte aftaler om:

• Samarbejdsaftale mellem Sorø Kommunes vejafdeling og Sorø Spildevand A/S pr. 13/03 2018. Nyt forslag foreligger
• Særaftale om vedligeholdelse af data i PULS. Der henvises til oprindelig aftale af 9. oktober 2015 (sag 06.11.00-G01-3-18). Ny aftale er gældende fra april 2021
• Aftale om opkrævning af statsafgifter pr. 9/10/2015.

Særskilte aftaler revideres særskilt og efter behov.

Der er endvidere øvrige snitflader og samarbejdsforhold:

• Brandstandere – drikkevandsreserve til brandslukning.
• Kontraktligt medlemskab for borgere med påbud om forbedret spildevandsrensning i det åbne land.
• Afdragsordning for borgere med spildevandspåbud (gebyrer, økonomisk budget).
• Regulativfastlagt tømmeordning for bundfældningstanke og minirenseanlæg.