1

1. Indledning

Vi skal tænke os grundigt om, inden vi køber ind. Hvis vi undersøger vores behov, inden vi putter varer i indkøbskurven, ender vi oftest med et mere præcist, bæredygtigt og økonomisk ansvarligt resultat, der svarer til vores behov. Vi kan ikke undgå at købe ind, men i Sorø Kommune skal indkøb og udbud være med til at sikre forsvarlig forvaltning af både skatteborgernes penge og naturens ressourcer, ligesom indkøb og udbud skal bidrage til at fremme det etiske og sociale ansvar, vi har som kommune.

Med udgangspunkt i disse principper har vi vedtaget ”Indkøbs- og udbudspolitik 2025 – 2028”, som sætter retningen for Sorø Kommunes indkøb, og som stiller krav til både os selv og til vores leverandører. Det er vigtigt for os, at alle indkøb, der foretages i Sorø Kommune, skaber værdi for alle parter: borgere, samarbejdspartnere og medarbejdere. Vi tror på, at det er vejen til det mest forsvarlige indkøb – både økonomisk, klima- og miljømæssigt, socialt, etisk og relationelt.

2

2. Pejlemærker

I Sorø Kommune ønsker vi at anvende vores store indkøbsmuskel til at påvirke både indkøb og adfærd i en mere bæredygtig retning. Med afsæt i Sorø Kommunes DK2020 Klimahandleplan for Sorø Kommune og Vision og Planstrategi 2026 samt med inspiration fra KL’s fællesindkøbsstrategi: Indkøbsstrategi - sammen om indkøb og forbrug 2024-2030 tager Sorø Kommunes Indkøbs- og udbudspolitik 2025-2028 således udgangspunkt i følgende 4 pejlemærker:

  1. Kvalitet og værdi
  2. Klima og miljø
  3. Social bæredygtighed
  4. Lokale hensyn

 I Sorø Kommune har vi valgt at anvende KL’s indkøbs- og forbrugshierarki til illustration af det, vi kalder det nøjsomme indkøb, der foretages med rettidig omhu:

KL's indkøbs- og forbrugshierarki

Trin 1: Gentænk forbruget.

  • Kan vi gentænke opgaveløsningen, så vi løser behovet og opnår målet uden at købe ind?

Trin 2: Reducér forbruget.

  • Kan vi forbruge mindre og samtidig løse kerneopgaven?
  • Kan vi undgå éngangsprodukter?

Trin 3: Genbrug, del, reparer og levetidsforlæng.

  • Kan vi genbruge produkter, fx fra andre steder i vores organisation?
  • Kan vi låne produkter fra andre steder i vores organisation?
  • Kan vi reparere og istandsætte produkterne?
  • Kan vi bruge produkterne i længere tid, end vi gør i dag?

Trin 4: Køb brugt.

  • Har vi adgang til at købe produkterne brugt?

Trin 5: Køb nyt.

  • Kan vi købe noget andet, end vi plejer, og flytte vores køb til mere klima- og miljøvenlige løsninger?
  • Hvor ser markedet de grønne drivere for det konkrete køb?
  • Hvilke krav til materialer, opbevaring, transport, brugsfasen, bortskaffelse osv. er det hensigtsmæssigt at stille, hvis indkøbet skal være så klima- og miljøvenligt som muligt?
  • Kan vi indkøbe produkter, der kan bruges mere end én gang?
  • Kan vi fremadrettet stille krav om muligheden for at købe brugte produkter?
  • Kan vi fremadrettet stille krav om reparation af de indkøbte produkter?
  • Skal vi eje eller leje?
2.1

2.1. Kvalitet og værdi

I Sorø Kommune lægger vi vægt på at have en professionel, stærk og effektiv indkøbs- og udbudsafdeling, som er med til at sikre, at de indkøb, vi foretager i Sorø Kommune, tager højde for både behov, pris og kvalitet – og naturligvis de love og regler, der til enhver tid er gældende for Sorø Kommune som offentlig ordregiver. Derfor har vi i Sorø Kommune øget fokus på brug af e-handel, når vi foretager vareindkøb. E-handel bidrager til netop at professionalisere og effektivisere vores indkøb.

Sorø Kommunes indkøbs- og udbudsafdeling er en støttefunktion og en strategisk samarbejdspartner, som samarbejder på tværs med kommunens fagcentre for at sikre, at kerneopgavekompetencerne bliver i de respektive fagcentre. Eksternt er Sorø Kommunes indkøbs- og udbudsafdeling en del af det tværkommunale indkøbsfællesskab i Region Sjælland – Fællesudbud Sjælland (FUS) - hvor vi aktivt deltager i og bidrager til fælleskommunale udbudsprocesser, ligesom vi, hvor det er relevant, tilslutter os fællesforpligtende aftaler, som udarbejdes af Statens og Kommunernes Indkøbsservice (SKI). Derudover samarbejder vi i Sorø Kommune med andre offentlige myndigheder og private aktører og vi vægter et godt, tæt og tillidsbaseret samarbejde med vores leverandører.

Dette strategiske samarbejde – både internt og eksternt - sikrer, at de rette produkter og ydelser bliver indkøbt på rette tidspunkt, og at der ikke går unødig tid fra kerneopgavekompetencerne rundt omkring i fagcentrene.

I Sorø Kommune er vores mål derfor at:

  • Øge e-handelsgraden (varekøb) fra 16,1 % (2023) til 25 %,
  • Opnå en IKU-procent på 35 % i 2030 (nuværende 33 %).
2.2

2.2. Klima og miljø

Hver gang Sorø Kommune foretager et indkøb, påvirker det klimaet og miljøet. Derfor har vi i Sorø Kommune et stort fokus på indkøbs- og forbrugsadfærden. Vi kan som sagt ikke undgå at købe ind, men når vi sammen nøje overvejer det konkrete behov, tænker i alternativer til at købe nyt og stiller konkrete krav i vores udbud på klima og miljøområdet, arbejder vi sammen om at holde Sorø Kommunes klimaaftryk på et minimum.

I Sorø Kommunes ambitiøse klimahandleplan har vi ligeledes fastlagt et mål om bæredygtigt byggeri og renovering, og siden 2022 har der således været krav til bæredygtige materialer i alle relevante kommunale udbud.

Vi vil i Sorø Kommune derudover aktivt arbejde for at medvirke til at reducere CO2-udledningen. Vi er overbeviste om, at den rette fremgangsmåde herfor er ved konstant at følge udviklingen i de nationale tiltag på området og sikre, at vi omsætter disse tiltag til krav i vores udbud.

Endelig arbejder vi i Sorø Kommune kontinuerligt med omlæggelse af Sorø Kommunes bilpark til 0-emissionskørertøjer inden 2030.

I Sorø Kommune er vores mål derfor at:

  • Det for så vidt angår bygge- og anlægsprojekter gælder at
    • Der i forbindelse med større nybyggerier (over 5 mio. kr.) stilles krav om miljøcertificering, som fx Svanemærket byggeri eller DGNB,
    • Der i forbindelse med større renoveringsprojekter (over 5 mio. kr.) som udgangspunkt stilles krav om miljøcertificering, som fx Svanemærket byggeri eller DGNB, samt
    • I andre renoveringsprojekter (under 5 mio. kr.) foretages en vurdering af, om miljøcertificering af den pågældende bygning bør ske som led i projektet.
  • Vores fødevareindkøb i 2030 svarer til Det Økologiske Spisemærkes sølvmærkes krav om mindst 60 % økologi.
2.3

2.3. Social bæredygtighed

Når vi i Sorø Kommune foretager et indkøb, skal indkøbet opfylde et konkret behov for et produkt eller en tjenesteydelse, der ved klima- og miljøhensyn bidrager til den grønne omstilling, men et indkøb i Sorø Kommune skal samtidig være socialt og etisk ansvarligt. De krav, vi stiller til vores leverandører og samarbejdspartnere om at tage medansvar for sociale bæredygtige vilkår, gælder ligeledes for eventuelle underleverandører (kædeansvar). I Sorø Kommune ønsker vi at medvirke til et mere rummeligt arbejdsmarked, og derfor lægger vi vægt på, at vores leverandører tager hensyn til menneskerettigheder, sociale vilkår, medarbejdernes arbejdsforhold og i øvrigt ikke forskelsbehandler ud fra fx køn, etnicitet, religion, seksuel orientering, politisk anskuelse, alder mv. I alle vore egne aftaler medtager vi derfor en arbejdsklausul, der stiller krav til leverandørerne om overholdelse af de grundlæggende ILO-konventioner.

Vi ønsker ligeledes, at vores leverandører bestræber sig på at integrere udsatte grupper i deres virksomheder således, at eksempelvis længerevarende ledige, flygtninge og personer med nedsat arbejdsevne får en mulighed på arbejdsmarkedet. I vores egne samhandelsaftaler har vi derfor, udover arbejdsklausuler, medtaget en bestemmelse om sociale klausuler, hvor virksomhederne forpligter sig til at indgå i dialog med Sorø Kommune om netop denne integration.

På bygge- og anlægsområdet har vi et stort fokus på udbudslovens krav om anvendelse af personer under oplæring. Ved indkøb af denne type opgaver medtager vi således uddannelsesklausuler der sikrer at der skabes flere lærlinge- og praktikpladser – meget gerne lokalt.

2.4

2.4. Lokale hensyn

I Sorø Kommune ønsker vi at bidrage til udviklingen af det lokale erhvervsliv. Dette bidrag skal ske under hensyntagen til udbudsreglerne og må derfor ikke ske på bekostning af konkurrencen og markedskræfterne.

Som alle andre offentlige ordregivere er Sorø Kommune underlagt udbudslovens principper om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet, når der foretages et indkøb. Disse principper betyder, at der ikke lovligt kan lægges vægt på, om en leverandør er lokal. Sorø Kommune placerer imidlertid gerne sine indkøb lokalt, men på konkurrencedygtige vilkår.

I Sorø Kommune tager vi i tilrettelæggelsen af egne udbud hensyn til, at det skal være muligt for lokale leverandører at deltage i en udbudsproces. Det sker fx, når vi hver gang grundigt overvejer, hvorvidt det område, der udbydes, kan opdeles i to eller flere delaftaler, der øger leverandørfeltet.

En stor del af Sorø Kommunes lokale leverandører leverer håndværker- og entreprenørydelser. Opgaver tildeles i Sorø Kommunes dynamiske indkøbssystem. Ved mindre håndværkerydelser benytter Sorø Kommune en robot, som foretager en tilfældig udvælgelse af 3 leverandører inden for de respektive faggrupper. Dette giver kommunen mulighed for løbende at foretage konkrete anskaffelser, hvor lokale leverandører på lige fod med øvrige leverandører har mulighed for at byde på opgaverne.